KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

(dotycząca przetwarzania danych osobowych podczas ExpoSfera 2025)

 

§ 1. Postanowienia ogólne

 

  1. Niniejsza Klauzula Informacyjna (dalej: „Klauzula”) określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Transkap International spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Administrator” lub „Transkap”) w związku z organizacją i realizacją wydarzenia ExpoSfera 2025 (dalej: „Wydarzenie”).
  2. Klauzula została przygotowana w oparciu o przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a także inne akty prawne regulujące ochronę prywatności i danych osobowych w Polsce.
  3. Pod pojęciem „Uczestników” w rozumieniu niniejszej Klauzuli rozumie się wszystkie osoby fizyczne wchodzące na teren Wydarzenia, w tym w szczególności wystawców, prelegentów, odwiedzających, wolontariuszy, sponsorów, partnerów, gości i personel zaangażowany w obsługę Wydarzenia.

 

§ 2. Administrator Danych Osobowych

 

  1. Administratorem danych osobowych jest Transkap International sp. z o.o. z siedzibą w Jerzykowie (62-007 Biskupice Wielkopolskie), ul. Leśna 43, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod nr 0000592678, NIP: 777-325-73-77.
  2. Z Administratorem można się skontaktować:

 

1)      pisemnie: na wskazany powyżej adres siedziby,

2)      e-mailowo: [<adres e-mail>],

3)      telefonicznie: [<numer telefonu>].

 

  1. Jeżeli Transkap powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), dane kontaktowe Inspektora będą opublikowane na stronie internetowej Wydarzenia oraz dostępne w punktach informacyjnych na terenie ExpoSfery 2025.

 

§ 3. Kategorie i zakres przetwarzanych danych

 

  1. W związku z organizacją i realizacją Wydarzenia, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

 

1)      Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko/funkcja, rodzaj branży lub reprezentowanej firmy.

2)      Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny.

3)      Dane niezbędne do rejestracji: unikalny identyfikator uczestnika, przydział stoiska, oznaczenie identyfikatora wystawcy itp.

4)      Dane płatnicze i rozliczeniowe: np. NIP firmy (w celu wystawienia faktury), dane rachunku bankowego, jeżeli jest to konieczne do dokonania płatności lub zwrotu kosztów.

5)      Dane związane z korzystaniem ze strony internetowej Wydarzenia: pliki cookies, adres IP, dane o aktywności (logi systemowe, dane o rejestracji online).

6)      Wizerunek: utrwalony na zdjęciach, nagraniach wideo czy transmisjach online prowadzonych podczas Wydarzenia.

7)      Dane dodatkowe: np. informacje o preferencjach branżowych czy usługach, którymi Uczestnik jest zainteresowany (zgodnie z zasadą minimalizacji – tylko w razie potrzeby).

 

  1. Administrator przetwarza wyłącznie dane adekwatne i niezbędne do osiągnięcia celów wskazanych w § 4. Podanie niektórych danych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do udziału w Wydarzeniu (np. rejestracja). Szczegółowe informacje o konsekwencjach niepodania danych znajdują się w § 8.

 

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

 

Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

 

1)      Realizacja Wydarzenia – w celu przyjęcia zgłoszenia udziału, weryfikacji kwalifikacji uczestników i wystawców, wydawania identyfikatorów, umożliwienia korzystania z poszczególnych stref Wydarzenia, a także komunikacji organizacyjnej. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – w przypadku osób towarzyszących lub pracowników wystawcy).

2)      Wypełnienie obowiązków prawnych – np. wystawianie faktur, rozliczenia finansowe, wymagania bezpieczeństwa (BHP, ppoż.), przepisy związane z organizacją imprez masowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3)      Promocja i dokumentacja – wykonywanie zdjęć, nagrań wideo i relacji medialnych w celu informowania o przebiegu Wydarzenia, promocji kolejnych edycji, jak również dokumentowania działań Transkap. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

4)      Marketing bezpośredni – przesyłanie informacji handlowych dotyczących kolejnych wydarzeń, usług, ofert Transkap oraz partnerów, w zakresie, w jakim wyrazili Państwo dobrowolną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

5)      Udostępnienie danych partnerom – wyłącznie w przypadku uzyskania zgody na przekazanie danych (np. w celu przedstawienia przez partnera oferty handlowej), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

6)      Profilowanie w celach marketingowych – aby personalizować komunikaty i oferty, co odbywa się po wyrażeniu przez Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

7)      Dochodzenie i obrona roszczeń – w przypadku powstania ewentualnych sporów czy konieczności ustalenia odpowiedzialności za szkody na terenie Wydarzenia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes prawny Administratora).

 

§ 5. Okres przechowywania danych

 

  1. Dane osobowe będą przechowywane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w § 4, przy uwzględnieniu ustawowych terminów przedawnienia roszczeń oraz obowiązujących wymogów archiwizacyjnych (m.in. 5 lat dla dokumentacji księgowej).
  2. Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. na marketing, profilowanie lub przekazanie partnerom) – do momentu jej wycofania bądź ustania celu przetwarzania, w zależności, co nastąpi wcześniej.
  3. Dane wizerunkowe mogą być publikowane do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu (w uzasadnionych przypadkach) albo – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie dodatkowej pisemnej zgody – do czasu jej cofnięcia. Szczegółowe zasady dotyczące wizerunku określa Klauzula dotycząca Wizerunku.

 

§ 6. Odbiorcy danych i transfer do państw trzecich

 

  1. Dane osobowe mogą być ujawniane lub powierzane do przetwarzania podmiotom współpracującym z Administratorem przy organizacji Wydarzenia, np.:

 

1)      dostawcom usług IT (hosting rejestracji online, system mailingowy),

2)      firmom ochroniarskim, agencjom eventowym i innym podwykonawcom,

3)      partnerom i sponsorom – wyłącznie w razie udzielenia odpowiedniej zgody,

4)      organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym z mocy prawa.

 

  1. Co do zasady Administrator nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli korzystanie z usług niektórych dostawców IT wiąże się z transferem danych do państwa trzeciego, Administrator zapewni stosowanie mechanizmów ochronnych przewidzianych w Rozdziale V RODO (np. standardowe klauzule umowne).

 

§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą

 

  1. Zgodnie z RODO, przysługują Państwu następujące prawa:

 

1)      Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – wglądu w swoje dane, uzyskania potwierdzenia, czy i w jakim zakresie są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii.

2)      Prawo sprostowania danych (art. 16 RODO) – żądania niezwłocznego poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.

3)      Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – żądania usunięcia danych, jeżeli nie ma podstaw prawnych do ich dalszego przetwarzania.

4)      Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – czasowego zawieszenia lub ograniczenia zakresu przetwarzania danych, np. w przypadku kwestionowania ich prawidłowości.

5)      Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przeniesienia ich do innego administratora, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.

6)      Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora), z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby wnoszącej sprzeciw. Sprzeciw wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego jest skuteczny bezwarunkowo.

7)      Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – w dowolnym momencie w odniesieniu do przetwarzania, które odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność przetwarzania przed jej cofnięciem.

8)      Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) – jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie odbywa się niezgodnie z przepisami. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

 

  1. Prawa, o których mowa w ust. 1, można realizować poprzez kontakt z Administratorem (patrz § 2 ust. 2) lub Inspektorem Ochrony Danych (jeżeli został powołany).

 

§ 8. Dobrowolność podania danych i skutki odmowy

 

  1. Podanie danych wymaganych w procesie rejestracji uczestnictwa w ExpoSferze 2025 jest dobrowolne, lecz niezbędne do skutecznego zawarcia umowy o udział w Wydarzeniu i świadczenia usług organizatora.
  2. Niepodanie danych lub brak akceptacji niniejszej Klauzuli może uniemożliwić udział w Wydarzeniu.
  3. Wyrażenie zgód marketingowych, zgody na profilowanie, czy udostępnienie danych partnerom jest w pełni dobrowolne i nie ma wpływu na możliwość uczestnictwa – decyduje jedynie o otrzymywaniu informacji handlowych lub przetwarzaniu danych w określonych celach.

 

§ 9. Zabezpieczenia i monitorowanie

 

  1. Administrator wdraża środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem czy modyfikacją (art. 32 RODO).
  2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności. Systemy IT Administratora chronione są hasłami dostępu, szyfrowaniem transmisji (SSL), firewallami i regularnymi aktualizacjami.
  3. W obszarze Wydarzenia mogą funkcjonować kamery monitoringu wizyjnego – wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia. Administrator może przetwarzać nagrania z monitoringu przez okres nie dłuższy niż niezbędny (zwykle do 3 miesięcy), a w razie potrzeby – do czasu zakończenia postępowań wyjaśniających w sprawie incydentów.

 

§ 10. Postanowienia końcowe

 

 

  1. Niniejsza Klauzula ma zastosowanie do wszystkich procesów przetwarzania danych osobowych związanych z ExpoSferą 2025. Szczegółowe wyjaśnienia w sprawie wizerunku i marketingu przedstawiono w odrębnych dokumentach (Klauzula dot. Wizerunku, Zgody Marketingowe).
  2. Klauzula wchodzi w życie z dniem jej opublikowania na stronie internetowej Wydarzenia i obowiązuje przez cały okres trwania ExpoSfery 2025 oraz rozliczeń po jej zakończeniu, a także przez okres archiwizacji danych wynikający z przepisów prawa.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Klauzulą zastosowanie mają przepisy RODO oraz innych aktów prawnych z zakresu ochrony danych osobowych.
  4. Wszelkie pytania, wątpliwości i żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować do Administratora (dane kontaktowe w § 2).